Kan de bedrijfscommunicatie nog via WhatsApp?

In aanloop naar de inauguratie van Donald Trump probeerde menig techmiljardair in zijn gratie te komen door Trump welgevallig beleid aan te kondigen. Meta-oprichter en -baas Mark Zuckerberg deed dat door in een video te vertellen dat de „censuur” op zijn platformen de afgelopen jaren is doorgeschoten. Zijn bedrijf gaat daarom stoppen met de externe controle van feiten en omstreden inhoud minder streng modereren.

Die beslissing heeft een hoop gebruikers van Meta-dochter WhatsApp doen overstappen naar Signal en discussies over het gebruik van WhatsApp op de werkvloer nieuw leven ingeblazen. Kan dit platform nog veilig ingezet worden voor bedrijfscommunicatie? „Op dit moment is WhatsApp zowel een heel handig als een riskant communicatiemiddel voor bedrijven”, zegt Ned Gammell. Hij is binnen Quinyx – een bedrijf dat een workforce management -app maakt, voor onder meer roosters en interne communicatie – verantwoordelijk voor het begeleiden van bedrijven bij het optimaliseren van hun communicatie.



Uit een onderzoek dat Quinyx vorig jaar uitvoerde onder 12.500 werknemers in verschillende landen blijkt dat 74 procent van de ondervraagden in Nederland WhatsApp het meest gebruikt als communicatiemiddel. Dat is hoger dan in Duitsland (71 procent) en het Verenigd Koninkrijk (57 procent).

„De respondenten zeiden dat ze WhatsApp het handigste middel vinden om met een groep te communiceren. En het werkt ook goed voor werkgerelateerde zaken, zoals diensten ruilen.” Hoe handig en populair de app ook is, er kleven wel risico’s aan, zegt Gammell.

Hij noemt bijvoorbeeld de werk-privébalans. „Is het gepast als een werkgever na werktijd nog berichten stuurt? In sommige staten in de Verenigde Staten is dat zelfs illegaal.” Andere risico’s van WhatsApp zijn volgens hem de koppeling aan het telefoonnummer, waardoor iedereen in een werkgroepschat toegang heeft tot alle nummers, en de situatie waarbij oud-werknemers toegang houden tot een groepschat.

„Dat kan een risico zijn, bijvoorbeeld als er gevoelige informatie wordt gedeeld.” En daarbij komt dat WhatsApp niet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voldoet, zegt Sander van der Waal. Hij is onderzoeksdirecteur bij Waag Futurelab, dat al dertig jaar onderzoek doet naar technologie vanuit maatschappelijk perspectief.

Amerikaanse bedrijven hanteren andere regels over gegevensverzameling, legt hij uit. Zo kunnen de metadata van WhatsApp en andere Meta-platformen ingezien worden door Amerikaanse inlichtingendiensten (niet de inhoud, die is end-to-end encrypted). Gammell adviseert daarom te zoeken naar een communicatiemiddel dat even gebruiksvriendelijk is als WhatsApp en specifiek geschikt voor zakelijke communicatie.

Het is volgens hem aan werkgevers om daarin het voortouw te nemen en een alternatief aan te bieden. Het uitgangspunt daarbij moet de behoefte van de (zowel jonge als oudere) werknemer zijn. Van der Waal is stelliger: bedrijven kunnen WhatsApp niet meer gebruiken.

„Eigenlijk kan het al niet meer sinds 2021, toen Meta, het moederbedrijf van onder meer WhatsApp, Facebook en Instagram, een beleidsverandering aankondigde. Door die verandering konden data voortaan gedeeld worden tussen de platformen: wat je in WhatsApp typt, kan gekoppeld worden aan je account op Facebook en Instagram.” Een paar jaar later liet de vorige staatssecretaris van Digitale Zaken, Alexandra van Huffelen (D66), officieel uitzoeken of WhatsApp aan de AVG voldoet.

Maar met de negatieve conclusie is weinig gedaan: beleidsveranderingen kosten tijd, zegt Van der Waal. „En het is lastig om wetgeving op dit vlak af te dwingen. Zolang een toezichthouder niet optreedt en er geen rechtszaken worden aangespannen, kunnen bedrijven als WhatsApp hun diensten blijven aanbieden.

En dat is extra risicovol nu Trump aan de macht is gekomen.” Dat mensen en bedrijven toch nog massaal gebruikmaken van WhatsApp, komt volgens Van der Waal voor een deel voort uit onwetendheid – ze snappen niet wat er precies gebeurt bij het gebruik van WhatsApp – en voor een deel uit gebruiksgemak. Ze kennen WhatsApp al, gebruiken het ook privé en ervaren een drempel om over te stappen.

Maar nu de bewustwording rondom de risico’s groter wordt en mensen niet meer geassocieerd willen worden met het platform, Trump en de manier waarop Zuckerberg zich met hem vereenzelvigt, ziet Van der Waal – op basis van gesprekken met bedrijven en individuen – een verandering. „In 2021 zagen we een golf van overstappers, maar die golf is nu veel groter, en omvat ook meer zakelijke groepen.” Signal meldde eind januari een forse stijging in het aantal downloads en staat bovenaan de lijsten in de Apple App Store en de Google Play Store.

Precieze cijfers geeft de app niet. Signal is wat Van der Waal betreft een geschikt alternatief. „Het is een non-profitorganisatie en veel veiliger.

Er worden minder data gegenereerd, de data worden vervolgens niet gebruikt, en je zou – voor de techneuten onder ons – de broncode en de server kunnen controleren, want het is open source. En het is gebruiksvriendelijk: alles wat je in WhatsApp doet, kan daar ook.” Waag Futurelab roept mensen daarom al jaren op om over te stappen.

„Ik vind het eigenlijk onbegrijpelijk dat bedrijven nog intern WhatsApp gebruiken.” Het is tijd om over te stappen. De risico’s die aan WhatsApp kleven – van het verstoren van de werk-privébalans tot gevoelige bedrijfsinformatie die ingezien kan worden door Amerikaanse inlichtingendiensten – zijn heel groot.

Signal is wat privacy betreft een goed alternatief, al kan ook daar de werk-privébalans in het geding komen als een werknemer zowel voor privé- als voor zakelijke contacten overstapt. Een werkgever kan ook zoeken naar een alternatief dat alleen geschikt is voor de zakelijke communicatie, zodat privé en zakelijk gescheiden blijven..